Mehr Effizienz statt mehr Personal: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil
Mehr Personal ist nicht immer die Lösung. Die deutsche Wirtschaft steht unter Druck. Viele Unternehmen sehen sich gleichzeitig mit steigenden Kosten, einer schwachen Konjunktur und einem anhaltenden Fachkräftemangel konfrontiert. Hinzu kommen zunehmende regulatorische Anforderungen, höhere Qualitätsansprüche und umfangreichere Dokumentationspflichten. Die Aufgaben werden vielfältiger und komplexer – doch die personellen Ressourcen wachsen häufig nicht mit.
Im Gegenteil: In wirtschaftlich schwierigen Zeiten werden Neueinstellungen verschoben oder offene Stellen gar nicht erst nachbesetzt. Teilweise müssen Unternehmen sogar Personal abbauen, während die verbleibenden Mitarbeitenden dieselben oder sogar zusätzliche Aufgaben übernehmen. Gerade in Bereichen wie Qualitätsmanagement, Audits, Arbeitssicherheit oder Compliance führt das schnell zu einer hohen Arbeitsbelastung.
Die naheliegende Lösung lautet oft: Wir brauchen mehr Personal. Doch genau das ist für viele Unternehmen weder wirtschaftlich noch realistisch. Qualifizierte Fachkräfte sind schwer zu finden, offene Stellen bleiben monatelang unbesetzt und Budgets lassen kaum Spielraum für einen personellen Ausbau.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wie finden wir mehr Mitarbeitende?
Sondern: Wie können wir mit den vorhandenen Ressourcen mehr erreichen, ohne Qualität oder Compliance zu gefährden?
Digitalisierung ist Teil der Lösung
Viele Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Einerseits sollen Prozesse effizienter werden, andererseits fehlen Zeit und Ressourcen, um notwendige Veränderungen anzustoßen. Gleichzeitig mangelt es häufig an digitalen Kompetenzen, die für die Umsetzung solcher Projekte erforderlich sind.
Dennoch bleibt Digitalisierung einer der wirkungsvollsten Hebel, um Unternehmen trotz knapper personeller Ressourcen zukunftsfähig aufzustellen. Denn digitale Lösungen automatisieren Routinetätigkeiten, vereinfachen Abläufe und entlasten Mitarbeitende im Tagesgeschäft.
Zu diesem Ergebnis kommt auch eine aktuelle Studie von Prognos:
Die Digitalisierung kann dabei helfen, die negativen Folgen des zunehmenden Mangels an Fachkräften in Deutschland abzumildern.
Quelle: Prognos, Potenzialindex Deutschland: Mit Digitalisierung gegen den Fachkräftemangel, 23.07.2024
Der größte Effizienzhebel liegt in den Prozessen
Viele Audit- und Qualitätsprozesse, Kontrollen und Prüfungen laufen noch immer überraschend manuell ab:
- Audits werden in Excel geplant.
- Checklisten werden auf Papier oder in PDFs ausgefüllt.
- Maßnahmen werden per E-Mail nachverfolgt.
- Ergebnisse müssen mehrfach dokumentiert werden.
- Berichte entstehen durch zeitaufwendiges Zusammenkopieren verschiedener Informationen.
Jeder einzelne Schritt kostet Zeit, noch gravierender ist jedoch die Summe dieser kleinen Zeitfresser. Wer täglich mehrere Stunden für organisatorische Aufgaben aufwendet, hat weniger Zeit für das Wesentliche: Risiken erkennen, Qualität verbessern und Prozesse weiterentwickeln.
Gerade in Audit- und Qualitätsprozessen steckt enormes Automatisierungspotenzial. Standardisierte Workflows, mobile Datenerfassung, automatische Berichte oder ein digitales Maßnahmenmanagement reduzieren Routineaufgaben erheblich und entlasten qualifizierte Fachkräfte spürbar.
Digitalisierung ersetzt keine Menschen, sondern unnötige Arbeit
Digitalisierung bedeutet nicht, Mitarbeitende zu ersetzen. Sie sorgt vielmehr dafür, dass Fachkräfte ihre Zeit dort einsetzen können, wo sie den größten Mehrwert schaffen.
Routineaufgaben wie Planung, Dokumentation, Maßnahmenverfolgung oder Berichterstellung lassen sich heute weitgehend automatisieren, digitalisieren und standardisieren. Dadurch sinken Fehlerquoten, Informationen stehen jederzeit aktuell zur Verfügung und Prozesse werden deutlich transparenter.
Der Nutzen:
- Weniger administrativer Aufwand
- Schnellere Auditdurchführung
- Bessere Nachverfolgbarkeit
- Höhere Prozessqualität
- Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben
Dass dieser Effekt weit über einzelne Unternehmen hinausgeht, zeigt auch die Prognos-Studie. Sie kommt zu dem Ergebnis:
Unsere Szenariorechnung zeigt, dass der Bedarf an Fachkräften in Deutschland bis 2035 um rund 1,5 Millionen Personen geringer ausfallen wird, wenn digitale Lösungen im beruflichen Kontext stärker genutzt werden.
Quelle: Prognos, Potenzialindex Deutschland: Mit Digitalisierung gegen den Fachkräftemangel, 23.07.2024
Digitalisierung ersetzt also keine Fachkräfte – sie sorgt dafür, dass vorhandene Fachkräfte deutlich produktiver arbeiten können.
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zählt Effizienz
Wenn Unternehmen unter wirtschaftlichem Druck stehen, geraten Personalkosten oft als Erstes in den Fokus. Doch statt ausschließlich über Stellenabbau nachzudenken, lohnt sich der Blick auf die eigenen Prozesse. Wer in die Digitalisierung investiert, kann Abläufe automatisieren, manuelle Tätigkeiten reduzieren und die vorhandenen Ressourcen deutlich effizienter einsetzen. So lässt sich dieselbe Arbeit mit weniger Personal bewältigen – ohne Abstriche bei Qualität oder Nachvollziehbarkeit. Digitalisierung ist deshalb gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten keine zusätzliche Belastung, sondern eine Investition in die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Wie cluetec Audit dabei unterstützt
Mit cluetec Audit digitalisieren Unternehmen ihre Audit-, Prüf- und Qualitätsprozesse von der Planung bis zur Auswertung. Checklisten, Dokumentation, Maßnahmenmanagement und Berichte laufen zentral über eine Plattform. Medienbrüche entfallen, Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung und wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert.
Unser Kunde Alfred Kärcher GmbH beispielsweise reduziert den administrativen Aufwand für Audits, Kontrollen und Bewertungen um bis zu 80 Prozent. Die gewonnene Zeit können Mitarbeitende dort einsetzen, wo sie den größten Nutzen bringt: bei der Verbesserung von Qualität, Sicherheit und Compliance.
Darüber hinaus unterstützt cluetec Audit Intelligence Auditoren und Qualitätsverantwortliche mit KI-gestützten Auswertungen. Auditberichte, Maßnahmen und Ergebnisse können automatisch analysiert, zusammengefasst und ausgewertet werden. So werden Trends und Risiken schneller erkannt und Entscheidungen auf einer fundierten Datenbasis getroffen.
Über cluetec
Die cluetec GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Prozessen in der Qualitätssicherung. Dazu zählen Audits, Kontrollen und Checklisten aller Art. Mit cluetec Audit bietet das Unternehmen eine leistungsstarke Software-Lösung für die Planung, Durchführung, Nachverfolgung und Analyse von Audits. cluetec Audit unterstützt seine Kunden dabei das unternehmerische Risiko zu senken, nachhaltiger zu handeln und schafft gleichzeitig volle Transparenz über die abgebildeten Prozesse.
Die Lösung wird branchenübergreifend in der Industrie, insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau, in der Fertigung sowie im technischen Dienstleistungsumfeld eingesetzt. Seit 2022 ist cluetec Teil der Possehl Digital Gruppe.
Pressekontakt: cluetec GmbH, Lennart Preuß, l.preuss@cluetec.de