Optimiertes Qualitätsmanagement mit intelligenter Audit Software

Die IWS Industrie-Werkschutz GmbH aus Aschaffenburg übernimmt in der Praxis zentrale Sicherheitsaufgaben, etwa am Flughafen Frankfurt, wo ihre Mitarbeiter für Zugangskontrollen, Werkschutz und Empfangsmanagement zuständig sind. Auch in der Frachtabwicklung unterstützen IWS-Teams mit logistischer Expertise, beispielsweise durch das Bereitstellen und Palettieren von Sendungen. Darüber hinaus sind IWS-Sicherheitskräfte an Standorten im gesamten Rhein-Main Gebiet im Einsatz, wo sie Gelände, Lager-hallen und Fahrzeuge kontrollieren, Geld- und Werttransporte sowie Revier- und Interventionsdienste durchführen und so u.a. aktiv zur Diebstahlprävention beitragen.

Bisher erfolgten die Prozess- und Systemaudits klassisch auf Papier: Auditoren und Auditorinnen (oft Objektleitende) füllten Formblätter vor Ort aus, übertrugen die Ergebnisse in weitere Listen und strukturierten die Daten erneut, bis dann der QMB (Qualitäts-Management-Beauftragte Person), eventuelle Auffälligkeiten auswerten konnte. Für einen typischen Arbeitstag mit 5 bis 6 Kontrollen fielen bis zu zwei Tage analoge Nachbereitung an.

Das Ziel war eindeutig: IWS wollte weg vom Papier, Prüfungen auch aus der Ferne überwachen, Kunden vollständige Auditberichte inklusive Fotos bereitstellen und die Prozesse im Qualitätsmanagement insgesamt vereinfachen sowie deutlich beschleunigen. Eine weitere Anforderung war die Möglichkeit, Auswertungen schnell und übersichtlich durchführen zu können, auch unter der Verwendung von verschiedenen Filtern.

Lösungsweg

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung stieß IWS bei eigener Recherche auf cluetec Audit. Mehrere Mitbewerber wurden geprüft, doch einfache Bedienung und Übersichtlichkeit gaben den Ausschlag für cluetec.

Anfangs war für die Geschäftsführung der konkrete Mehrwert nicht sofort greifbar. Doch schnell zeigte sich: Die Kunden reagierten sehr positiv, vor allem, wenn Nachweise für Maßnahmen gefordert wurden

Ergebnisse und Nutzen

Mit der Einführung von cluetec audit wurden papierbasierte Prozesse vollständig abgelöst. Audits lassen sich nun direkt digital erfassen – inklusive Fotos – und stehen sofort für die Auswertung zur Verfügung.

Das Ergebnis: deutliche Zeitersparnis durch den Wegfall doppelter Datenerfassung, schnellere Umsetzung von Maßnahmen dank klarer Eskalationsstufen, volle Transparenz über offene Punkte sowie eine spürbare Qualitätssteigerung, da zuvor unbearbeitete Themen nun effizient nachverfolgt und abgeschlossen werden.

Erfahrungen aus der Praxis

Seit der Einführung der Lösung treten immer wieder neue Potenziale zutage. Von optimierten Checklisten bis zu gezielteren Systemaudits. So wurden auch im laufenden Betrieb mehrfach Anpassungen vorgenommen, um cluetec Audit optimal nutzen zu können.

Zudem führt die Digitalisierung zu einem internen Kulturwandel: Immer mehr Kolleginnen und Kollegen erkennen den Mehrwert und nutzen die Lösung aktiv. Die Qualität der Auswertungen hat dadurch deutlich zugenommen.

Blick in die Zukunft

IWS plant, cluetec Audit künftig noch stärker einzusetzen. Insbesondere für die Präsentation von ausgewerteten Ergebnissen bei Kunden mithilfe des Power-BI-Moduls. Ein weiterer Fokus liegt auf der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und dem Ausbau der systematischen Maßnahmenverfolgung.