Welche Fragen werden bei einem Audit gestellt?

Audits sind ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements in Unternehmen und dienen der systematischen Überprüfung von Prozessen, Produkten und Systemen. Doch welche Fragen werden bei einem Audit gestellt – und welche Audit-Fragen sind für welchen Standard oder Audit-Typ relevant? Die richtigen Fragestellungen sind entscheidend für den Erfolg eines Audits. Richtig eingesetzt sind Audits kein reines Kontrollinstrument, das Fehler aufdecken soll, sondern ein Werkzeug zur Weiterentwicklung der Organisation – sie machen Stärken sichtbar, decken Verbesserungspotenziale auf und fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Die Art der typischen Audit-Fragen hängt stark vom jeweiligen Audit-Typ ab – ob internes Audit, Prozessaudit, Lieferantenaudit oder Systemaudit. Ebenso unterscheiden sich die Fragestellungen je nach Standard: ISO 9001, VDA 6.3 und HSEQ stellen jeweils andere Schwerpunkte in den Vordergrund. Eine durchdachte Vorbereitung auf typische Audit-Fragen kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem problematischen Audit ausmachen.

Dieser Leitfaden beantwortet, welche konkreten Fragen bei internen Audits, Prozessaudits und Lieferantenaudits gestellt werden, wie man sich als Auditierter optimal vorbereitet und welche Fragetechniken Auditoren einsetzen sollten.

Welche Fragen werden bei einem internen Audit gestellt?

Bei einem internen Audit konzentrieren sich die wichtigsten Fragen darauf, die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Auditoren fragen typischerweise nach der Umsetzung von Verfahren, der Dokumentation von Prozessen und der Einhaltung von Standards.

Ein vollständiges Audit-Bild entsteht erst, wenn sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende auf operativer Ebene befragt werden – denn Vorgabe und gelebte Praxis weichen häufig voneinander ab. Die folgenden Fragenkataloge helfen dabei, beide Ebenen systematisch abzudecken.

Interne Audit-Fragen für Führungskräfte und Prozessverantwortliche

Fragen an Führungskräfte zielen auf strategische und übergeordnete Aspekte des Qualitätsmanagements ab. Auditoren möchten verstehen, wie Verantwortung wahrgenommen und wie Qualitätsziele aktiv gesteuert werden.

1. Wie stellen Sie sicher, dass Qualitätsziele in Ihrem Bereich bekannt sind und aktiv verfolgt werden?
2. Wie werden Erkenntnisse aus Audits und Kundenfeedback in Ihre Entscheidungen einbezogen?
3. Welche Ressourcen stellen Sie bereit, um Nichtkonformitäten dauerhaft zu beseitigen?
4. Wer ist für diesen Prozess verantwortlich, und wie wird diese Verantwortung wahrgenommen?
5. Wie werden Qualitätsziele festgelegt, kommuniziert und auf ihre Erreichung hin überwacht?
6. Wie werden Kundenfeedback und Reklamationen systematisch ausgewertet und in Verbesserungsmaßnahmen überführt?

Interne Audit-Fragen für operative Mitarbeitende

Auf operativer Ebene interessiert sich der Auditor dafür, ob Vorgaben im Arbeitsalltag tatsächlich gelebt werden und wie Mitarbeitende mit Abweichungen umgehen.

1. Wie erhalten Sie Ihren Arbeitsauftrag, und wo sind die zugehörigen Verfahrensanweisungen dokumentiert?
2. Was tun Sie, wenn Sie während Ihrer Arbeit eine Abweichung von der Vorgabe feststellen?
3. Wie werden Sie über Änderungen in Prozessen oder Verfahrensanweisungen informiert?
4. Sind alle relevanten Verfahrensanweisungen aktuell und Ihnen zugänglich?
5. Welche Kennzahlen werden zur Prozessüberwachung verwendet, und wie werden daraus Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet?
6. Wie werden Nichtkonformitäten behandelt, und welche Maßnahmen wurden ergriffen, um Wiederholungen zu vermeiden?

Welche Fragen werden bei einem Prozessaudit gestellt?

Prozessaudits fokussieren sich auf spezifische Arbeitsabläufe und deren Effizienz. Die Fragen zielen darauf ab, zu verstehen, wie ein Prozess tatsächlich abläuft, welche Ressourcen benötigt werden und wo Optimierungspotenziale liegen.

Typische Fragen beginnen mit der Prozessanalyse: „Wie ist der Prozessablauf definiert, und entspricht die tatsächliche Durchführung der Dokumentation?” Auditoren erkunden auch die Schnittstellen: „Wie funktioniert die Übergabe zwischen den einzelnen Prozessschritten, und welche Informationen werden weitergegeben?” Die Ressourcenplanung wird ebenfalls hinterfragt: „Welche personellen und technischen Ressourcen sind für den Prozess erforderlich, und wie wird deren Verfügbarkeit sichergestellt?”

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Messung und Bewertung: „Mit welchen Kennzahlen wird der Prozess überwacht, und wie werden Abweichungen erkannt?” Die Qualitätssicherung innerhalb des Prozesses ist ebenfalls zentral: „Welche Kontrollpunkte sind implementiert, und wie wird die Qualität der Prozessergebnisse sichergestellt?”

Welche Fragen werden bei einem Lieferantenaudit gestellt?

Lieferantenaudits dienen dazu, die Qualitätsfähigkeit und Zuverlässigkeit von Lieferanten systematisch zu bewerten. Im Mittelpunkt stehen die Lieferfähigkeit, die Qualitätssicherung in der Lieferkette sowie die Einhaltung von Kundenanforderungen. Gerade in der Automobilindustrie sind Lieferantenaudits ein zentrales Instrument zur Absicherung der Prozessqualität entlang der gesamten Lieferkette.

Der VDA 6.3 ist der branchenspezifische Rahmen für Lieferantenaudits in der Automobilindustrie. Dieser Standard stellt besonders hohe Anforderungen an die Prozessqualität beim Lieferanten und deckt alle Phasen der Produktentstehung ab – von der Anfrage bis zur Serienlieferung. Die folgenden Fragen sind typisch für ein Lieferantenaudit:

1. Wie stellen Sie sicher, dass die gelieferten Produkte den vereinbarten Spezifikationen entsprechen?
2. Welche Maßnahmen ergreifen Sie bei festgestellten Qualitätsabweichungen in Ihrem eigenen Prozess?
3. Wie werden Ihre eigenen Unterlieferanten ausgewählt und bewertet?
4. Welche Nachweise können Sie über Ihre Qualitätsfähigkeit vorlegen?
5. Wie wird die Rückverfolgbarkeit von Produkten in Ihrer Fertigung sichergestellt?
6. Nach welchen Kriterien werden Lieferanten bewertet und ausgewählt?
7. Wie gehen Sie vor, wenn ein Lieferant wiederholt Qualitätsprobleme verursacht?
8. Welche Vorgaben Ihrer Kunden müssen bei der Lieferantenauswahl berücksichtigt werden?
9. Wie werden Änderungen in Ihrem Prozess oder an Ihrem Produkt kommuniziert und freigegeben?
10. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die für die Qualitätssicherung relevanten Anforderungen kennen und einhalten?

Typische Audit-Fragen nach Themenbereich

Unabhängig vom Audit-Typ gibt es Themenbereiche, die in nahezu jedem Audit adressiert werden. Die folgenden Fragenkataloge bieten direkt einsetzbare Beispielfragen, gegliedert nach den häufigsten Prüfbereichen.

Schulungen und Qualifikationen

Fragen zu Schulungen und Qualifikationen prüfen, ob Mitarbeitende die für ihre Tätigkeit erforderlichen Kompetenzen nachweislich besitzen und ob Schulungsmaßnahmen wirksam sind.

1. Wie wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden die für ihre Tätigkeit erforderlichen Schulungen erhalten haben?
2. Anhand welcher Nachweise können Sie belegen, dass die Schulungsmaßnahmen wirksam waren?
3. Wie werden neue Mitarbeitende in bestehende Prozesse eingewiesen?
4. Wie wird der Schulungsbedarf für einzelne Tätigkeitsbereiche ermittelt?
5. Wie ist sichergestellt, dass Schulungsnachweise vollständig und aktuell sind?
6. Was passiert, wenn eine Qualifikation ausläuft oder eine Nachschulung erforderlich wird?
7. Wie werden Schulungsmaßnahmen nach Prozessänderungen oder neuen Anforderungen aktualisiert?

Kundenzufriedenheit und -anforderungen

Diese Fragen prüfen, wie das Unternehmen Kundenanforderungen erfasst, umsetzt und die Kundenzufriedenheit systematisch misst.

1. Wie werden Kundenbedürfnisse ermittelt und in Produktanforderungen umgesetzt?
2. Wie wird die Kundenzufriedenheit regelmäßig erhoben und ausgewertet?
3. Wie gehen Sie mit Kundenbeschwerden und Reklamationen um?
4. Welche Maßnahmen wurden aufgrund von Kundenfeedback eingeleitet?
5. Wie stellen Sie sicher, dass geänderte Kundenanforderungen intern kommuniziert und umgesetzt werden?
6. Wie werden Kundenanforderungen in den einzelnen Prozessschritten berücksichtigt?

Ziele und Managementbewertung

Fragen zur Managementbewertung prüfen, ob das Qualitätsmanagementsystem auf höchster Ebene aktiv gesteuert und weiterentwickelt wird.

1. Wie wird die Managementbewertung im Unternehmen durchgeführt, und welche Ergebnisse wurden zuletzt dokumentiert?
2. Wie werden Qualitätsziele festgelegt, kommuniziert und auf ihre Erreichung hin überwacht?
3. Welche Konsequenzen zieht das Management aus den Ergebnissen der Managementbewertung?
4. Wie fließen Audit-Ergebnisse in die Managementbewertung ein?
5. Wie wird sichergestellt, dass Qualitätsziele auf allen Ebenen der Organisation bekannt sind?
6. Wie werden Zielabweichungen erkannt und korrigierende Maßnahmen eingeleitet?

Dokumentenlenkung und Nachweise

Dokumentenlenkung ist ein Kernthema in nahezu jedem Audit. Auditoren prüfen, ob Dokumente aktuell, zugänglich und nachvollziehbar verwaltet werden.

1. Wie wird sichergestellt, dass nur aktuelle Versionen von Verfahrensanweisungen im Einsatz sind?
2. Wie werden veraltete Dokumente aus dem Umlauf genommen?
3. Wer ist für die Freigabe und Aktualisierung von Dokumenten zuständig?
4. Wie ist der Zugang zu relevanten Dokumenten für alle betroffenen Mitarbeitenden geregelt?
5. Wie werden externe Dokumente (z. B. Normen, Kundenspezifikationen) identifiziert und verwaltet?
6. Wie wird die Vollständigkeit von Aufzeichnungen und Nachweisen sichergestellt?
7. Wie lange werden Aufzeichnungen aufbewahrt, und wie ist dies geregelt?

Arbeitssicherheit

Fragen zur Arbeitssicherheit prüfen, ob Schutzmaßnahmen wirksam umgesetzt werden und ob Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

1. Wie werden sicherheitsrelevante Unterweisungen dokumentiert und nachgehalten?
2. Wer ist im Unternehmen für Arbeitssicherheitsthemen verantwortlich, und wie wird diese Verantwortung wahrgenommen?
3. Wie wird die Wirksamkeit von Schutzmaßnahmen überprüft?
4. Wie werden Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt und aktuell gehalten?
5. Wie werden Arbeitsunfälle und Beinahe-Unfälle erfasst und ausgewertet?
6. Wie stellen Sie sicher, dass persönliche Schutzausrüstung korrekt verwendet wird?
7. Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um die häufigsten Arbeitsunfälle in Ihrem Bereich zu verhindern?

Lieferantenbewertung

Fragen zur Lieferantenbewertung prüfen, ob die Auswahl und Überwachung von Lieferanten systematisch und nachvollziehbar erfolgt.

1. Nach welchen Kriterien werden Lieferanten bewertet und ausgewählt?
2. Wie gehen Sie vor, wenn ein Lieferant wiederholt Qualitätsprobleme verursacht?
3. Welche Vorgaben Ihrer Kunden müssen bei der Lieferantenauswahl berücksichtigt werden?
4. Wie häufig werden Lieferantenbewertungen durchgeführt, und wer ist dafür verantwortlich?
5. Wie werden die Ergebnisse von Lieferantenbewertungen dokumentiert und kommuniziert?
6. Welche Konsequenzen hat eine schlechte Lieferantenbewertung für die Zusammenarbeit?

Wie stellt man Audit-Fragen richtig? Fragetechnik für Auditoren

Die Qualität eines Audits hängt nicht nur davon ab, welche Fragen gestellt werden, sondern auch wie sie formuliert sind. Eine durchdachte Fragetechnik im Audit schafft eine offene Gesprächsatmosphäre, liefert tiefere Einblicke und führt zu belastbareren Ergebnissen.

Offene vs. geschlossene Fragen im Audit

Offene Fragen – eingeleitet durch W-Wörter wie Wie, Was, Welche, Wo oder Woran – liefern deutlich mehr Informationen als geschlossene Ja/Nein-Fragen. Sie geben dem Auditierten Raum, Zusammenhänge zu erläutern, und ermöglichen dem Auditor, die Prozessrealität besser zu verstehen.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Die geschlossene Frage „Haben Sie eine Verfahrensanweisung für diesen Prozess?” lässt sich mit einem einfachen „Ja” beantworten – ohne dass der Auditor erfährt, ob die Anweisung aktuell, bekannt und tatsächlich angewendet wird. Die offene Variante lautet: „Wie ist der Prozess in Ihrer Verfahrensanweisung beschrieben, und wo weicht die Praxis davon ab?” Diese Formulierung öffnet das Gespräch und deckt Lücken auf, die sonst verborgen bleiben würden.

Warum Auditoren auf Warum-Fragen verzichten sollten

„Warum”-Fragen bringen Auditierte in eine Rechtfertigungsposition und erzeugen häufig eine defensive Gesprächsatmosphäre. Wer gefragt wird „Warum haben Sie das so gemacht?”, fühlt sich schnell angegriffen – selbst wenn die Frage sachlich gemeint ist.

Stattdessen empfehlen sich neutrale Formulierungen wie „Wie kam es dazu?” oder „Was war der Hintergrund dieser Entscheidung?”. Diese Fragen erzielen denselben Erkenntnisgewinn, ohne Defensivität auszulösen, und fördern eine konstruktive Gesprächskultur, die dem Audit als Entwicklungsinstrument gerecht wird.

Der rote Faden im Audit-Gespräch

Alle Audit-Fragen sollten auf die vorab definierten Auditziele ausgerichtet sein. Auditoren, die ohne klare Struktur fragen, riskieren, wichtige Themen zu übergehen oder das Gespräch in unproduktive Richtungen zu lenken.

Empfehlenswert ist es, vor dem Audit-Gespräch für jeden Themenblock festzulegen, welche Kernerkenntnisse gewonnen werden sollen – und die Fragen entsprechend aufzubauen. Ein klarer roter Faden gibt dem Gespräch Struktur, signalisiert dem Auditierten Professionalität und stellt sicher, dass alle relevanten Bereiche systematisch abgedeckt werden.

Wie bereitet man sich optimal auf Audit-Fragen vor? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine strukturierte Vorbereitung ist der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches Audit – dieser Schritt-für-Schritt-Plan hilft dabei, nichts zu vergessen.

1. Schritt 1: Auditziele und -umfang klären (4–6 Wochen vorher). Klären Sie frühzeitig, welche Prozesse, Bereiche und Standards im Audit geprüft werden. Definieren Sie gemeinsam mit dem Auditteam die Prüfschwerpunkte und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über den geplanten Ablauf informiert sind.
2. Schritt 2: Dokumentenrevision (3–4 Wochen vorher). Alle relevanten Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Aufzeichnungen auf Aktualität und Vollständigkeit prüfen. Veraltete oder fehlende Dokumente sollten vor dem Audit aktualisiert oder ergänzt werden.
3. Schritt 3: Team informieren und schulen (2–3 Wochen vorher). Mitarbeitende über den bevorstehenden Audit informieren und auf häufige Audit-Fragen vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, wie sie mit Fragen umgehen sollen und wo sie relevante Dokumente finden.
4. Schritt 4: Internes Vorab-Audit durchführen (1–2 Wochen vorher). Führen Sie ein internes Vorab-Audit durch, um Schwachstellen vor dem eigentlichen Audit zu identifizieren. Dokumentieren Sie alle Erkenntnisse und leiten Sie bei Bedarf Sofortmaßnahmen ein.
5. Schritt 5: Nachweisdokumente zusammenstellen (direkt vor dem Audit). Stellen Sie alle typischerweise angefragten Dokumente zentral zusammen, damit sie während des Audits schnell verfügbar sind. Dazu gehören typischerweise:
   • Qualitätsmanagementhandbuch
   • Aktuelle Verfahrensanweisungen
   • Schulungsnachweise
   • Kalibrierprotokolle für Messmittel
   • Lieferantenbewertungen
   • Ergebnisse der letzten Managementbewertung
   • Aufzeichnungen zu früheren Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

Welche Audit-Fragen werden bei ISO 9001, VDA 6.3 und HSEQ gestellt?

Verschiedene Audit-Standards erfordern spezifische Fragestellungen, die sich an den jeweiligen Anforderungen und Zielsetzungen orientieren. Die Kenntnis der standardspezifischen Schwerpunkte ermöglicht eine gezieltere Vorbereitung und ein tieferes Verständnis der Audit-Logik.

ISO-9001-Audit-Fragen: Was Auditoren immer fragen

ISO-9001-Audits konzentrieren sich auf die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, die Kundenorientierung und die kontinuierliche Verbesserung. Besonderes Gewicht legen Auditoren auf die Managementbewertung und die Nachvollziehbarkeit von Qualitätszielen.

1. Wie werden Kundenbedürfnisse ermittelt und in Produktanforderungen umgesetzt?
2. Wie wird die Managementbewertung im Unternehmen durchgeführt, und welche Ergebnisse wurden zuletzt dokumentiert?
3. Wie werden Qualitätsziele festgelegt, kommuniziert und auf ihre Erreichung hin überwacht?
4. Wie werden Kundenfeedback und Reklamationen systematisch ausgewertet und in Verbesserungsmaßnahmen überführt?
5. Wie wird sichergestellt, dass nur aktuelle Versionen von Verfahrensanweisungen im Einsatz sind?
6. Wie werden interne Audit-Ergebnisse in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingespeist?
7. Wie wird die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen überprüft und dokumentiert?

VDA-6.3-Audit-Fragen: Schwerpunkt Prozessqualität

VDA-6.3-Audits in der Automobilindustrie fokussieren sich auf die Prozessqualität entlang der gesamten Produktentstehung – von der Anfrage bis zur Serienlieferung. Der Standard stellt besonders hohe Anforderungen an die Steuerung von Lieferkette und Fertigungsprozessen.

1. Wie wird die Produktqualität während des gesamten Produktentstehungsprozesses sichergestellt?
2. Wie werden Kundenanforderungen in die Prozessplanung übernommen und nachverfolgt?
3. Wie wird die Rückverfolgbarkeit von Produkten und Materialien in der Fertigung sichergestellt?
4. Wie werden Prozessabweichungen erkannt, dokumentiert und behoben?
5. Wie werden Unterlieferanten in das Qualitätsmanagementsystem eingebunden?
6. Wie wird die Einhaltung von Kundenvorgaben bei der Lieferantenauswahl sichergestellt?

HSEQ-Audit-Fragen: Integrierte Managementsysteme

HSEQ-Audits (Health, Safety, Environment, Quality) kombinieren Anforderungen aus ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeitssicherheit) mit Qualitätsaspekten. Auditoren prüfen, wie diese Bereiche im täglichen Betrieb integriert und gesteuert werden.

1. Wie werden Gesundheits-, Sicherheits-, Umwelt- und Qualitätsaspekte in den täglichen Betriebsabläufen berücksichtigt?
2. Wie werden Umweltaspekte in der Produktion identifiziert und bewertet?
3. Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um die häufigsten Arbeitsunfälle in Ihrem Bereich zu verhindern?
4. Wie werden Umweltziele festgelegt und deren Erreichung überwacht?
5. Wie ist die Verantwortung für Arbeitssicherheit und Umweltschutz im Unternehmen geregelt?
6. Wie werden Vorfälle mit Umwelt- oder Sicherheitsrelevanz erfasst, analysiert und zur Verbesserung genutzt?

Unabhängig vom Standard gibt es Fragen, die Auditoren nahezu immer stellen – insbesondere zu Dokumentenlenkung, Schulungsnachweisen und Korrekturmaßnahmen aus früheren Audits.

Welche Fragen sollten Auditoren bei Nichtkonformitäten stellen?

Bei der Identifizierung von Nichtkonformitäten müssen Auditoren strukturiert vorgehen, um die Grundursachen zu ermitteln und angemessene Korrekturmaßnahmen zu definieren. Die Fragen sollten objektiv und lösungsorientiert gestellt werden, um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen.

Fragen, die Auditoren bei Nichtkonformitäten immer stellen

Die folgenden Pflichtfragen sollten bei jeder festgestellten Nichtkonformität gestellt werden – unabhängig vom Audit-Typ oder Standard. Sie sichern eine vollständige Ursachenanalyse und eine nachvollziehbare Maßnahmenplanung.

1. Wann wurde die Abweichung erstmals festgestellt, und wer hat sie dokumentiert?
2. Welche unmittelbaren Auswirkungen hat die Nichtkonformität auf Produkt, Prozess oder Kunde?
3. Welche Sofortmaßnahmen wurden eingeleitet, um weitere Schäden zu verhindern?
4. Was ist die Grundursache der Abweichung, und wie wurde diese ermittelt?
5. Betrifft diese Nichtkonformität nur diesen einen Fall, oder gibt es weitere ähnliche Situationen?
6. Welche langfristigen Korrekturmaßnahmen sind geplant, und bis wann werden sie umgesetzt?
7. Wie wird überprüft, ob die eingeleiteten Maßnahmen tatsächlich wirksam sind?

Eine KI-unterstützte Audit-Software kann dabei helfen, Muster in Nichtkonformitäten zu erkennen und präventive Maßnahmen zu entwickeln.

Abschlussfragen: Das Audit konstruktiv beenden

Ein gut geführtes Audit endet nicht mit der Feststellung von Abweichungen, sondern mit einem gemeinsamen Blick auf Verbesserungsmöglichkeiten. Abschlussfragen machen den Mehrwert des Audits für den Auditierten sichtbar und positionieren das Audit als Entwicklungsinstrument statt als reinen Kontrollmechanismus.

Solche Fragen fördern eine Vertrauenskultur und geben dem Auditierten die Möglichkeit, eigene Einschätzungen einzubringen:

1. Was nehmen Sie aus diesem Audit als wichtigste Erkenntnis mit?
2. Wo sehen Sie selbst das größte Verbesserungspotenzial in Ihrem Bereich?
3. Gibt es Themen, die im heutigen Audit nicht angesprochen wurden, die Ihnen aber wichtig erscheinen?

Wie die cluetec GmbH die Vorbereitung auf Audit-Fragen unterstützt

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