Was ist externes Audit?

Externe Audits sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Qualitätssicherung in Unternehmen und spielen eine zentrale Rolle bei der Einhaltung von Standards und Vorschriften. Diese unabhängigen Prüfungen werden von externen Experten durchgeführt und bieten objektive Einblicke in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens.

Während interne Audits von den eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden, bringen externe Audits eine neutrale Perspektive mit sich, die für Zertifizierungen, Compliance-Nachweise und kontinuierliche Verbesserungen unerlässlich ist. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über externe Audits und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können.

Was ist ein externes Audit, und wer führt es durch?

Ein externes Audit ist eine unabhängige Prüfung von Geschäftsprozessen, Systemen oder Produkten durch externe, qualifizierte Auditoren, die nicht zum Unternehmen gehören. Diese Prüfung erfolgt nach vordefinierten Standards und Normen, um Compliance und Qualität objektiv zu bewerten.

Externe Audits werden von verschiedenen Akteuren durchgeführt: Zertifizierungsgesellschaften wie TÜV oder DQS führen Zertifizierungsaudits durch, während Kunden häufig ihre Lieferanten auditieren. Auch Behörden können externe Audits zur Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durchführen. Die Auditoren verfügen über spezielle Qualifikationen und Zertifizierungen in den jeweiligen Fachbereichen und sind zur Neutralität verpflichtet.

Der Hauptzweck externer Audits liegt in der objektiven Bewertung der Wirksamkeit von Managementsystemen und in der Identifikation von Verbesserungspotenzialen. Sie dienen als Nachweis gegenüber Kunden, Behörden und anderen Stakeholdern, dass das Unternehmen die erforderlichen Standards erfüllt.

Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Audits?

Der Hauptunterschied liegt in der Unabhängigkeit: Interne Audits werden von eigenen Mitarbeitern durchgeführt, während externe Audits von unabhängigen, externen Auditoren geleitet werden. Diese Unabhängigkeit gewährleistet eine objektive und neutrale Bewertung ohne interne Interessenkonflikte.

Interne Audits dienen primär der kontinuierlichen Verbesserung und Selbstkontrolle. Sie werden regelmäßig durchgeführt, um Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Die Ergebnisse bleiben meist intern und fließen in die Managementbewertung ein.

Externe Audits haben hingegen oft einen formalen Charakter und dienen der Zertifizierung oder dem Nachweis der Compliance gegenüber Dritten. Sie folgen strengen Vorgaben und Standards, die von externen Organisationen definiert wurden. Die Ergebnisse haben oft rechtliche oder geschäftliche Konsequenzen, wie etwa die Erteilung oder den Entzug von Zertifikaten.

Beide Auditarten ergänzen sich optimal: Während interne Audits für kontinuierliche Überwachung sorgen, bestätigen externe Audits die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems aus unabhängiger Sicht.

Welche Arten von externen Audits gibt es?

Externe Audits lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen, je nach Zweck, Durchführendem und Umfang der Prüfung. Die wichtigsten Arten sind Zertifizierungsaudits, Kundenaudits, Lieferantenaudits und behördliche Audits.

Zertifizierungsaudits

Diese werden von akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften durchgeführt, um die Konformität mit internationalen Standards wie ISO 9001, ISO 14001 oder IATF 16949 zu überprüfen. Sie umfassen Initial-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits und führen bei erfolgreichem Abschluss zur Vergabe eines Zertifikats.

Kundenaudits

Kunden führen diese Audits bei ihren Lieferanten durch, um sicherzustellen, dass die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen ihren Anforderungen entsprechen. Besonders in der Automobilindustrie sind Lieferantenaudits ein etabliertes Instrument der Qualitätssicherung.

Behördliche Audits

Aufsichtsbehörden führen diese Audits durch, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu überprüfen. Beispiele sind Umweltaudits, Arbeitsschutzprüfungen oder Audits zur Lebensmittelsicherheit.

Je nach Branche können auch spezielle Auditarten wie HSEQ-Audits (Health, Safety, Environment, Quality) oder VDA-6.3-Audits in der Automobilindustrie relevant sein.

Wie läuft ein externes Audit ab?

Ein externes Audit folgt einem strukturierten Ablauf, der sich in drei Hauptphasen gliedert: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Der gesamte Prozess dauert je nach Umfang und Komplexität des Unternehmens zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen.

Vorbereitungsphase

Der Auditor kündigt das Audit schriftlich an und definiert Umfang, Ziele und Kriterien. Das Unternehmen stellt alle relevanten Dokumente zur Verfügung und benennt Ansprechpartner. Eine Dokumentenprüfung kann bereits im Vorfeld erfolgen.

Durchführungsphase

Das Audit beginnt mit einer Eröffnungsbesprechung, in der der Ablauf erläutert wird. Anschließend führt der Auditor Interviews mit Mitarbeitern, prüft Dokumente und beobachtet Arbeitsprozesse. Dabei werden Stichproben genommen und die Umsetzung der definierten Prozesse überprüft.

Nachbereitungsphase

In der Abschlussbesprechung werden die Ergebnisse präsentiert und eventuelle Abweichungen besprochen. Der Auditbericht dokumentiert alle Feststellungen und gibt Empfehlungen für Verbesserungen. Bei schwerwiegenden Abweichungen können Korrekturmaßnahmen erforderlich sein.

Wie bereitet man sich optimal auf ein externes Audit vor?

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches externes Audit. Beginnen Sie mindestens 4–6 Wochen vor dem Audit mit den Vorbereitungen, um alle Aspekte systematisch abzuarbeiten und mögliche Schwachstellen rechtzeitig zu beheben.

Führen Sie zunächst ein internes Pre-Audit durch, um potenzielle Problembereiche zu identifizieren. Überprüfen Sie alle relevanten Dokumente auf Aktualität und Vollständigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten informiert sind und die aktuellen Prozesse kennen.

• Dokumentation aktualisieren und vervollständigen
• Mitarbeiter über den Auditablauf und ihre Rolle informieren
• Arbeitsplätze ordnen und kennzeichnen
• Ansprechpartner für verschiedene Bereiche benennen
• Räumlichkeiten für Interviews vorbereiten

Besonders wichtig ist die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Auditoren. Sie sollten ehrlich und präzise antworten, bei Unsicherheiten nachfragen und keine Vermutungen äußern. Eine offene und kooperative Haltung trägt wesentlich zum Erfolg des Audits bei.

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