Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferantenaudit und einem Systemaudit?

Ein Lieferantenaudit prüft einen externen Lieferanten hinsichtlich seiner Fähigkeit, vereinbarte Qualitätsanforderungen zuverlässig zu erfüllen. Ein Systemaudit hingegen bewertet das gesamte Managementsystem eines Unternehmens, also ob Prozesse, Strukturen und Dokumentationen einer definierten Norm wie ISO 9001 oder IATF 16949 entsprechen. Beide Audit-Arten verfolgen unterschiedliche Ziele und kommen in verschiedenen Situationen zum Einsatz. Der folgende Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Lieferanten- und Systemaudits.

Wann wird ein Lieferantenaudit durchgeführt?

Ein Lieferantenaudit wird durchgeführt, wenn ein Unternehmen sicherstellen möchte, dass ein Zulieferer die geforderten Qualitäts-, Prozess- oder Compliance-Standards erfüllt. Es findet typischerweise vor der Aufnahme eines neuen Lieferanten in die Lieferkette statt, bei wiederkehrenden Bewertungen bestehender Lieferanten oder nach aufgetretenen Qualitätsproblemen.

Konkrete Anlässe für ein Lieferantenaudit sind unter anderem:

• Erstqualifizierung: Bevor ein neuer Lieferant in die Lieferkette aufgenommen wird, prüft das auditierende Unternehmen dessen Leistungsfähigkeit vor Ort.
• Periodische Überwachung: Bestehende Lieferanten werden in regelmäßigen Abständen bewertet, um die kontinuierliche Einhaltung von Qualitätsstandards sicherzustellen.
• Reaktive Prüfung: Nach Reklamationen, Lieferverzögerungen oder Qualitätsabweichungen wird ein anlassbezogenes Audit durchgeführt.
• Normspezifische Anforderungen: Standards wie VDA 6.3 oder IATF 16949 schreiben in der Automobilindustrie regelmäßige Lieferantenaudits verbindlich vor.

Die Häufigkeit richtet sich in der Praxis oft nach einer Risikogewichtung: Lieferanten, die sicherheitsrelevante oder komplexe Teile liefern, werden häufiger auditiert als solche mit geringem Risikopotenzial. Eine strukturierte Auditplanung hilft dabei, diese Intervalle systematisch zu steuern und keine Fristen zu versäumen.

Was prüft ein Systemaudit konkret?

Ein Systemaudit prüft, ob das Managementsystem eines Unternehmens den Anforderungen einer bestimmten Norm entspricht. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht einzelne Produkte oder Prozessschritte, sondern die übergeordnete Struktur: Sind Verantwortlichkeiten klar definiert? Werden Prozesse dokumentiert und gesteuert? Gibt es ein funktionierendes Verbesserungssystem?

Typische Prüfinhalte eines Systemaudits nach ISO 9001 oder IATF 16949 umfassen:

• Vorhandensein und Aktualität der geforderten Dokumentation
• Einhaltung definierter Prozesse und Verfahrensanweisungen
• Funktionsfähigkeit des internen Auditprogramms
• Umgang mit Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
• Managementbewertung und strategische Ausrichtung des QM-Systems
• Kompetenz und Schulungsstand der Mitarbeitenden

Ein Systemaudit nach ISO 9001 bewertet also das gesamte Qualitätsmanagementsystem aus der Vogelperspektive. Es ist damit wesentlich breiter angelegt als ein Prozessaudit, das einen einzelnen Ablauf unter die Lupe nimmt, oder ein Produktaudit, das ein konkretes Erzeugnis bewertet.

Welche Ziele verfolgen beide Audit-Arten?

Lieferantenaudits und Systemaudits verfolgen unterschiedliche, sich aber ergänzende Ziele. Das Lieferantenaudit sichert die externe Lieferkette ab, während das Systemaudit die interne Qualitätsfähigkeit eines Unternehmens nachweist und weiterentwickelt.

Ziele eines Lieferantenaudits

Das primäre Ziel ist die Risikominimierung in der Lieferkette. Das auditierende Unternehmen möchte Gewissheit, dass der Lieferant verlässlich liefert, normkonforme Produkte oder Dienstleistungen bereitstellt und im Falle von Abweichungen handlungsfähig ist. Darüber hinaus dient das Audit der Lieferantenentwicklung: Erkannte Schwachstellen werden als Verbesserungspotenzial kommuniziert, was die Partnerschaft langfristig stärkt.

Ziele eines Systemaudits

Das Systemaudit dient in erster Linie der Zertifizierungsvorbereitung oder der Aufrechterhaltung einer bestehenden Zertifizierung, etwa nach ISO 9001 oder IATF 16949. Gleichzeitig liefert es eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wo funktioniert das Managementsystem gut, wo bestehen Lücken? Interne Systemaudits sind zudem ein wichtiges Instrument des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, da sie systemische Schwachstellen sichtbar machen, bevor externe Zertifizierungsaudits diese aufdecken.

Wie läuft ein Lieferantenaudit in der Praxis ab?

Ein Lieferantenaudit folgt einem strukturierten Ablauf, der sich an den vier Phasen des PDCA-Zyklus orientiert: Planung, Durchführung, Auswertung und Maßnahmen. Ein gut vorbereitetes Audit beginnt lange vor dem eigentlichen Besuch beim Lieferanten.

Der typische Ablauf gliedert sich in folgende Schritte:

1. Vorbereitung: Festlegung des Auditumfangs, Auswahl der Auditoren, Erstellung oder Auswahl der passenden Checkliste. Bei normenspezifischen Audits wie VDA 6.3 werden die vorgeschriebenen Bewertungskriterien hinterlegt.
2. Ankündigung und Terminplanung: Der Lieferant wird informiert, Termine werden abgestimmt und Ansprechpartner festgelegt.
3. Durchführung vor Ort: Der Auditor begeht den Betrieb, befragt Mitarbeitende, prüft Dokumente und erfasst Befunde direkt. Abweichungen werden mit Belegen dokumentiert, zum Beispiel durch Fotos.
4. Berichtserstellung: Alle Befunde werden in einem Auditbericht zusammengefasst, der die Bewertung, identifizierte Nichtkonformitäten und eine Gesamtbeurteilung enthält.
5. Maßnahmenverfolgung: Aus den Findings werden konkrete Korrekturmaßnahmen abgeleitet, Verantwortlichkeiten und Fristen festgelegt und der Umsetzungsstand nachverfolgt.

Besonders in der Automobilindustrie ist die Durchführung nach VDA 6.3 mit spezifischen Bewertungsschemata und Scoring-Regeln verbunden, die eine genaue Kenntnis der Norm voraussetzen.

Wann sollte ein Unternehmen beide Audit-Arten kombinieren?

Ein Unternehmen sollte Lieferanten- und Systemaudits kombinieren, wenn es sowohl die eigene Qualitätsfähigkeit als auch die seiner Zulieferer umfassend absichern möchte. Die Kombination ist besonders sinnvoll in regulierten Branchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau oder der Medizintechnik, wo Normen wie IATF 16949 beide Audit-Arten explizit fordern.

Folgende Situationen sprechen für einen kombinierten Einsatz:

• Zertifizierungsanforderungen: Normen wie IATF 16949 verlangen sowohl interne Systemaudits als auch regelmäßige Lieferantenaudits als Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems.
• Komplexe Lieferketten: Je mehr Lieferanten in den Wertschöpfungsprozess eingebunden sind, desto wichtiger ist ein systematisches Lieferantenauditprogramm, das durch ein stabiles internes Systemaudit ergänzt wird.
• Qualitätsprobleme mit externer Ursache: Wenn Fehler im eigenen System auf mangelhafte Lieferantenleistungen zurückzuführen sind, liefern beide Audit-Arten zusammen ein vollständiges Bild.
• Vorbereitung auf externe Zertifizierungsaudits: Interne Systemaudits und Lieferantenaudits schaffen gemeinsam die Grundlage für eine erfolgreiche externe Zertifizierung.

In der Praxis empfiehlt es sich, beide Audit-Arten in einem gemeinsamen Auditprogramm zu planen. So lassen sich Ressourcen effizienter einsetzen und Synergien zwischen den gewonnenen Erkenntnissen nutzen.

Wie unterstützt Software die Durchführung von Lieferanten- und Systemaudits?

Audit-Software unterstützt beide Audit-Arten, indem sie Planung, Durchführung, Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in einem zentralen System zusammenführt. Statt Papierchecklisten, Excel-Tabellen und verstreute Dateiablagen zu nutzen, können Auditoren alle Schritte digital und mobil abwickeln, auch ohne Internetverbindung vor Ort.

Konkret ermöglicht eine digitale Lösung:

• Normspezifische Checklisten für Lieferantenaudits nach VDA 6.3 oder Systemaudits nach ISO 9001, die direkt in der Software hinterlegt sind
• Mobile Erfassung von Befunden vor Ort inklusive Fotodokumentation mit Markierfunktion
• Automatische Berichtserstellung im korrekten Normschema, ohne manuelles Abtippen
• Zentrales Maßnahmenmanagement mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Erinnerungsfunktionen
• Standortübergreifende Auswertungen und Trendanalysen über konfigurierbare Dashboards

Gerade bei Lieferantenaudits ist die Möglichkeit, externe Lieferanten über Access Links ohne eigenen Account einzubinden, ein erheblicher praktischer Vorteil. Beim Systemaudit wiederum sorgt die lückenlose Dokumentation aller Befunde und Maßnahmen dafür, dass das Unternehmen jederzeit nachweisbereit gegenüber externen Zertifizierern ist. KI-gestützte Analysen können darüber hinaus Muster in historischen Auditdaten erkennen und gezielte Verbesserungsempfehlungen ableiten.

Wie cluetec GmbH bei Lieferanten- und Systemaudits unterstützt

Wir bei cluetec GmbH haben unsere Audit-Software gezielt so entwickelt, dass sie sowohl Lieferantenaudits als auch Systemaudits vollständig digital abbildet. Unternehmen aus Industrie, Maschinenbau, Fertigung und weiteren Branchen setzen auf unsere Lösung, um ihre Auditprozesse effizienter, transparenter und normkonform zu gestalten.

Was unsere Software konkret bietet:

• Normspezifische Checklisten: Bewertungsschemata für VDA 6.3, ISO 9001, IATF 16949, TISAX und weitere Standards sind direkt integriert und werden automatisch normkonform ausgewertet.
• Mobile Durchführung: Auditoren erfassen Befunde mit der nativen App auf iOS oder Android, auch vollständig offline in Produktionshallen oder beim Lieferanten vor Ort.
• Automatisierte Berichte: Nach dem Audit wird der Bericht inklusive korrektem Scoring auf Knopfdruck generiert, ohne manuelles Nacharbeiten.
• Zentrales Maßnahmenmanagement: Aus jedem Befund entstehen automatisch Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Eskalationsmechanismen.
• Externe Lieferanteneinbindung: Lieferanten können über Access Links direkt in den Auditprozess eingebunden werden, ohne eigenen Account.
• Audit Intelligence: Unsere KI-Funktion erkennt Muster, erstellt SWOT-Analysen und liefert automatische Zusammenfassungen für fundierte Entscheidungen.

Laut unseren Kundenerfahrungen lassen sich Auditkosten durch den Einsatz unserer Lösung um bis zu 80 Prozent senken und der Zeitaufwand um bis zu 50 Prozent reduzieren. Die Software ist ready to run und kann in kurzer Zeit ohne großen IT-Aufwand eingeführt werden. Namhafte Unternehmen wie Volkswagen, Fraport und Continental vertrauen bereits auf unsere Lösung. Erfahren Sie mehr und fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie cluetec Audit Ihre Lieferanten- und Systemaudits vereinfacht.