Wie lange dauert ein VDA 6.3 Audit in der Praxis?

Ein VDA 6.3 Prozessaudit dauert in der Praxis typischerweise zwischen einem und drei Tagen für die eigentliche Durchführung vor Ort. Hinzu kommt eine Vorbereitungsphase von mehreren Wochen sowie eine Nachbereitungsphase für Berichterstellung und Maßnahmenmanagement. Die genaue Gesamtdauer hängt stark vom Umfang des auditierten Prozesses, der Erfahrung des Auditors und dem Reifegrad der vorhandenen Dokumentation ab. Die folgenden Abschnitte beleuchten die wichtigsten Einflussfaktoren und zeigen, wie sich der Gesamtaufwand gezielt reduzieren lässt.

Was beeinflusst die Dauer eines VDA 6.3 Audits?

Die Dauer eines VDA 6.3 Audits wird durch mehrere Faktoren bestimmt: die Komplexität und Tiefe des auditierten Prozesses, die Anzahl der zu bewertenden Prozesselemente, den Vorbereitungsstand des auditierten Unternehmens sowie die Erfahrung des Auditors. Auch die Verfügbarkeit relevanter Dokumente und Ansprechpartner vor Ort spielt eine wesentliche Rolle.

Das VDA 6.3 Regelwerk strukturiert das Prozessaudit entlang definierter Prozesselemente, sogenannter P-Elemente (P1 bis P7). Je nachdem, wie viele dieser Elemente im Scope des Audits liegen, variiert der Zeitbedarf erheblich. Ein vollständiges Prozessaudit, das alle P-Elemente abdeckt, ist naturgemäß aufwendiger als ein fokussiertes Audit, das sich auf einzelne Prozessketten konzentriert.

Weitere relevante Einflussfaktoren sind:

• Prozesstiefe und Fertigungsschritte: Komplexe Fertigungsprozesse mit vielen Einzelschritten erfordern mehr Prüfzeit als einfache Abläufe.
• Dokumentationsqualität: Liegen Prozessbeschreibungen, Kontrollpläne und Nachweise strukturiert vor, verläuft das Audit deutlich schneller.
• Anzahl der Auditoren: Wird das Audit von einem Team durchgeführt, können mehrere Prozessbereiche parallel bewertet werden.
• Sprach- und Kommunikationsbarrieren: Internationale Audits mit Dolmetscherbedarf verlängern die Gesprächsphasen spürbar.
• Vorbefunde und Abweichungen: Bekannte Schwachstellen aus früheren Audits, die nachverfolgt werden müssen, erhöhen den Zeitbedarf.

Grundsätzlich gilt: Je besser ein Unternehmen auf das VDA 6.3 Audit vorbereitet ist, desto effizienter verläuft die Durchführung. Eine lückenlose, zugängliche Dokumentation ist dabei der stärkste Hebel für eine kürzere Auditdauer.

Wie viele Tage dauert ein typisches VDA 6.3 Prozessaudit?

Ein typisches VDA 6.3 Prozessaudit dauert in der Durchführung vor Ort ein bis drei Tage. Einfachere Prozessaudits mit begrenztem Scope können an einem Audittag abgewickelt werden, während umfangreiche Audits mit vollständiger P-Element-Abdeckung und mehreren Fertigungsbereichen zwei bis drei Tage in Anspruch nehmen.

Die VDA-Empfehlung selbst gibt keine starren Zeitvorgaben vor, sondern orientiert sich am Umfang des auditierten Prozesses. In der Automobilindustrie hat sich in der Praxis folgende Orientierung etabliert:

• Fokusaudit (einzelne P-Elemente): 0,5 bis 1 Tag
• Standardprozessaudit (P2 bis P7): 1 bis 2 Tage
• Vollständiges Prozessaudit inkl. Potenzialbewertung (P1): 2 bis 3 Tage
• Lieferantenaudit nach VDA 6.3 mit mehreren Prozessen: 2 bis 4 Tage

Zu diesen reinen Vor-Ort-Tagen kommen Reisezeiten, Auftaktgespräche und Abschlussbesprechungen hinzu. Auch die anschließende Berichterstellung und das Maßnahmenmanagement sind fester Bestandteil des Gesamtprozesses und sollten bei der Ressourcenplanung nicht unterschätzt werden. Insgesamt sollte ein Unternehmen für ein vollständiges VDA 6.3 Audit inklusive Vor- und Nachbereitung realistisch mit zwei bis vier Wochen Gesamtaufwand rechnen.

Wie lange dauert die Vorbereitung auf ein VDA 6.3 Audit?

Die Vorbereitung auf ein VDA 6.3 Audit dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen. Dieser Zeitraum umfasst die Auditplanung, die Zusammenstellung und Überprüfung aller relevanten Dokumente, die Erstellung der Prüfchecklisten sowie die Kommunikation mit allen Beteiligten. Gut vorbereitete Unternehmen mit aktueller Dokumentation können die Vorbereitungszeit deutlich verkürzen.

Die Vorbereitungsphase gliedert sich typischerweise in mehrere Teilaufgaben:

Planung und Terminierung

Zunächst werden Auditumfang, Auditoren, Auditprogramm und Termine festgelegt. Alle Beteiligten, einschließlich der auditierten Bereiche und der zuständigen Ansprechpartner, müssen frühzeitig informiert werden. Bei Lieferantenaudits nach VDA 6.3 ist eine rechtzeitige Abstimmung mit dem Lieferanten besonders wichtig, da Produktionszeiten und Verfügbarkeiten berücksichtigt werden müssen.

Dokumentenprüfung und Checklisten-Erstellung

Parallel zur Terminplanung werden die Prozessaudit-Checklisten auf Basis der VDA 6.3 Anforderungen aufgebaut oder aktualisiert. Dazu gehören die Sichtung vorhandener Prozessdokumentationen, Kontrollpläne, FMEA-Unterlagen und Nachweise aus vorherigen Audits. Je vollständiger diese Unterlagen vorliegen, desto gezielter kann der Auditor die Prüfpunkte vorbereiten. Fehlen Dokumente oder sind sie veraltet, verlängert sich nicht nur die Vorbereitung, sondern auch die Durchführung erheblich.

Wann verlängert sich ein VDA 6.3 Audit erheblich?

Ein VDA 6.3 Audit verlängert sich erheblich, wenn Dokumente fehlen oder unvollständig sind, Ansprechpartner vor Ort nicht verfügbar sind, zahlreiche Abweichungen aus vorangegangenen Audits nachverfolgt werden müssen oder der Prozessumfang im Verlauf des Audits ausgeweitet wird. Auch mangelhafte Kommunikation zwischen Auditor und auditiertem Bereich kostet wertvolle Zeit.

In der Praxis sind folgende Situationen besonders häufige Ursachen für deutliche Zeitüberschreitungen:

• Fehlende oder unstrukturierte Nachweise: Wenn Prozessverantwortliche Dokumente erst während des Audits zusammensuchen müssen, entstehen erhebliche Verzögerungen.
• Viele offene Maßnahmen aus Voraudits: Unerledigte Korrekturmaßnahmen müssen im Audit nachverfolgt werden, was zusätzliche Prüfzeit erfordert.
• Komplexe Prozessstrukturen mit mehreren Lieferkettenstufen: Audits, die auch Unterlieferanten oder Subprozesse einbeziehen, sind grundsätzlich zeitintensiver.
• Ungeplante Befunde mit sofortigem Klärungsbedarf: Schwerwiegende Abweichungen, die eine unmittelbare Reaktion erfordern, können den Auditablauf unterbrechen.
• Manuelle Dokumentation vor Ort: Handschriftliche Notizen, die nachträglich übertragen werden müssen, verlängern sowohl die Durchführung als auch die Nachbereitung.

Ein weiterer Faktor ist die Nachbereitung: Wenn der Auditbericht manuell erstellt, Scoring-Regeln von Hand angewendet und Maßnahmen in separaten Listen gepflegt werden müssen, kann allein die Nachbereitungsphase mehrere Tage in Anspruch nehmen. Unternehmen, die hier auf manuelle Prozesse setzen, riskieren nicht nur Zeitverluste, sondern auch Fehler bei der Bewertung und Dokumentation.

Wie kann digitale Audit-Software die VDA 6.3 Auditdauer verkürzen?

Digitale Audit-Software kann die Gesamtdauer eines VDA 6.3 Audits deutlich verkürzen, indem sie manuelle Schritte in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung automatisiert. Checklisten werden einmalig normkonform aufgebaut und für jeden Auditdurchgang wiederverwendet, Befunde werden direkt vor Ort digital erfasst, und Auditberichte mit korrektem VDA-Scoring werden automatisch generiert.

Konkret wirkt sich der Einsatz digitaler Werkzeuge in allen Phasen des Auditprozesses aus:

• Vorbereitung: Wiederverwendbare Checklisten und Auditstrukturen reduzieren den Planungsaufwand erheblich. Termine, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen werden zentral gesteuert.
• Durchführung: Auditoren erfassen Befunde, Fotos und Abweichungen direkt in der App, auch offline in Produktionshallen ohne Netzabdeckung. Das nachträgliche Übertragen handschriftlicher Notizen entfällt vollständig.
• Berichterstellung: Nach der Synchronisierung wird der Auditbericht automatisch im korrekten VDA-6.3-Schema mit passendem Scoring generiert. Manuelles Abtippen und Zuordnen ist nicht mehr notwendig.
• Maßnahmenmanagement: Aus identifizierten Findings werden automatisch Maßnahmen generiert, die mit Verantwortlichkeiten und Fristen versehen und über automatische Erinnerungen nachverfolgt werden.

Darüber hinaus ermöglichen KI-gestützte Analysen eine schnellere Auswertung von Auditdaten, die Erkennung von Mustern und die automatische Erstellung von Zusammenfassungen. Das spart nicht nur Zeit in der Nachbereitung, sondern verbessert auch die Qualität der Entscheidungsgrundlagen.

Wie cluetec GmbH bei VDA 6.3 Audits unterstützt

Wir bei cluetec GmbH haben uns auf die vollständige Digitalisierung von Auditprozessen spezialisiert und unterstützen Unternehmen dabei, ihre VDA 6.3 Audits effizienter, fehlerärmer und transparenter zu gestalten. Unsere cloudbasierte Audit-Software begleitet den gesamten Auditprozess vom ersten Planungsschritt bis zum abgeschlossenen Maßnahmennachweis.

Konkret bieten wir für VDA 6.3 Prozessaudits folgende Unterstützung:

• Normkonforme Checklisten: VDA-6.3-Bewertungsschemata, Scoring-Regeln und Abstufungslogiken sind direkt in der Software hinterlegt, sodass Auditberichte automatisch normkonform generiert werden.
• Mobile Durchführung: Die native App für iOS und Android ermöglicht die vollständige Offline-Erfassung von Befunden, Fotos und Signaturen direkt vor Ort, ohne Abhängigkeit von WLAN oder Mobilfunknetz.
• Automatisierte Berichterstellung: Nach der Synchronisierung steht der vollständige Auditbericht im korrekten VDA-Schema sofort bereit, inklusive Scoring und Abstufungsregeln.
• Integriertes Maßnahmenmanagement: Findings werden automatisch in Maßnahmen überführt, mit Fristen und Verantwortlichkeiten versehen und über Erinnerungen und Eskalationsmechanismen nachverfolgt.
• KI-gestützte Auswertung: Unsere Audit Intelligence Funktion erkennt Muster, erstellt SWOT-Analysen und liefert automatische Zusammenfassungen für schnellere Entscheidungen.

Namhafte Unternehmen wie Volkswagen und Continental vertrauen bereits auf unsere Lösung. Die Software ist TISAX-zertifiziert, schnell implementierbar und erfordert in der Regel keine neue Hardware. Möchten Sie sehen, wie wir Ihre VDA 6.3 Prozessaudits konkret beschleunigen können? Fordern Sie jetzt eine Demo an und erfahren Sie, wie cluetec Audit Ihren Auditaufwand nachhaltig reduziert.